Kolbotn, 13 April 2007

 

 

 

Forslag til Langtidsplan for Kolbotn Rotary Klubb mot 2010

 

 

 

Konklusjon og anbefalinger

Kolbotn Rotary Klubb har gjennom det siste året identifisert et behov for å gjennomgå klubbens mål, organisasjon, funksjoner og kvaliteten på ”det indre liv”.

 

Arbeidsgruppen har gjennomgått nåværende situasjon og diskutert hvilke mål klubben bør sette seg frem mot 2010 og hvilke virkemidler som kan være relevante for å nå disse målene.

 

Et overordnet mål for Kolbotn Rotary Klubb må være i sitt virke å ivareta Rotary`s idealer og samtidig å engasjere medlemmene i et entusiastisk miljø.  Et miljø hvor yrke, klubbens funksjon og resultater står i fokus.  En klubb hvor alle medlemmer trives sammen og utvikler hverandre.

 

Organiseringen av klubbens virke må være enkel og oversiktlig, med klart definerte roller. Organiseringen skal ivareta både korte og langsiktige oppgaver.  Større kontinuitet i prosjekter og andre arbeidsoppgaver må ivaretas gjennom funksjonstider og overlappende rekruttering

 

Når det gjelder medlemsutviklingen må det tas hensyn til medlemsmassens utvikling samtidig som det enkelte medlems utvikling ivaretas.  Fokusområder er økt kvinneandel og god fordeling i alder.  Klubben må etablere et aktivt miljø hvor mennesker trives og den må samtidig være interessant  for nye kandidater.  Fadderordning er et viktig element, for å hjelpe de nye medlemmene til raskt å finne sin rolle i klubben.

 

Møtevirksomheten er et av de viktigste elementene i å skape en forbedring i klubbens funksjon og kvaliteten på klubbens indre liv.  Et viktig tiltak er å få til flere ”klubbmøter”  hvor vi gjennomgår og diskuterer planer, prosjekter og andre aktiviteter.  Disse møtene gir styret en unik mulighet til å forankre planer og beslutninger. Dette i tillegg til faste tider for komitémøter.  Flere av klubbens medlemmer bør engasjeres i å presentere sine yrker og holde egoforedrag.  Vi bør holde fast ved en kameratskapsaften og et par arrangement med ledsagere årlig.  I planperioden foreslås å redusere antall eksterne foredragsholdere til 12 møter/år

 

Rotary`s nye organisasjonsstruktur peker på at prosjektvirksomhet bør få større tyngde i klubbenes arbeid.  Arbeidsgruppen advarer mot å skape forvirring mellom prosjekter og andre arbeidsoppgaver/aktiviteter.  Videre er vi opptatt av å styrke innsatsen for lokale prosjekter og disse skal ha et omfang tilsvarende 2/3 av de ressurser som står til rådighet for prosjekter i klubben.  Samtidig må innsatsen i alle typer prosjekter balanseres mot de ressurser som til enhver tid står til disposisjon.

 

 

1. Bakgrunn

 

Under Generalforsamlingen i fjor kom det frem kommentarer som indikerte behov for en gjennomgang av enkelte sider av klubben vår.

 

Presidenten ga klubb komiteene i oppdrag å konkretisere problemstillinger som medlemmene ønsket det skulle arbeides videre med. Komiteene har kommet med konkrete og konstruktive innspill.

 

Styret har gjennomgått komiteenes innspill og vurderinger, som kan sammenfattes i 5 fokusområder.

 

1. Uklare mål, manglende oppfølging og synliggjøring

 

2. Øket fokus på rekruttering og kvinneandel

 

3. Manglende forankring av prosjekter/oppgaver

 

4. Øket fokus på styrking av samhold og engasjement

 

5. Mer prosess, involvering og demokrati for viktige beslutninger
   
   

Til å arbeide videre med fokusområdene har styret nedsatt 3 arbeidsgrupper :

-        Langtidsplan mot 2010

-        Organisasjonsmessig tilpasning

-        Vedtekts gjennomgang

 

Arbeidsgruppen Langtidsplan mot 2010 koordineres av Helge B. Castberg og består av :

Mona Egén Mobæk

Ivar Nohr

Ine Barlie

Trond Solvang

Frank Pettrem

Arthur Brunvoll

Kjell Ryli, representant for styret

 

Arbeidsgruppen startet sitt arbeid 1.februar 2007 og har avholdt 6 møter. Tidsfrist for innlevering av forslag til styret er satt til 15.april 2007.

 

2. Mandat 

 

Arbeidsgruppen fikk som grunnlag for sitt arbeid et notat fra styret hvor behovene for å gjennomgå Kolbotn Rotary Klubb`s liv og levnet ble beskrevet. 

 

Arbeidsgruppen ble gitt følgende mandat:

• Vurdere og foreslå hovedområder for klubbens fokus, arbeide og satsninger fram mot 2010, inkludert en beskrivelse av en ønsket situasjon for klubben i 2010

 

• Vurdere og foreslå hva klubben skal være for medlemmene

 

• Vurdere og foreslå virkemidler for å nå den ønskede tilstand og/eller mål

 

• Beskrive hvordan langtidsplanen kan innføres

 

 

3.Overordnet mål 

”En levende klubb for Rotary`s mål”

 

Mål

• En klubb med fokus på yrke og etikk, kameratskap og den gode samtalen.
• En klubb hvor medlemmene trives, lærer, utvikler seg som mennesker og faglig.
• En klubb hvor medlemmene kjenner hverandre og utvikler et entusiastisk forhold til aktiviteter og oppgaver.  ”Har det moro underveis”
  
  

Virkemidler

• Kontinuitet og overlapping i sentrale posisjoner.
• Mer fokus på medlemmene, yrke og klubbsaker.
• Engasjere flerparten av medlemmene til enhver tid.

 

 

4. Arbeidsgruppens forslag        

 

4.1 Organisasjon

 

Mål

• Klubbens ledelsesplan og ny komitéstruktur innføres innen 1. juli 2007.
• Hver komité er gitt konkrete prosjekter/programmer/oppgaver som reflekterer klubbens mål  og planer.
• En aktiv klubb med engasjerte medlemmer med en forpliktende holdning til  Rotary`s verdigrunnlag.

 

Virkemidler

• Styremedlemmenes ansvar defineres for å ivareta klubbens kort- og langsiktige mål og planer.
• Styret utvides med 1-2 medlemmer som reflekterer Klubbens prioriteringer.
• Ordningen med klubbråd (utvidet styre med komitéledere) opprettholdes.
• Rutine for tilbakerapportering til medlemmene om klubbens virksomhet.
• Kontinuitet i styre og komitéarbeid
• ved utnevnelse av komitéledere og bemanning av prosjektene/programmene legges det til rette for kontinuitet
• komitéledere og  program/prosjekt medlemmer utnevnes for mer enn ett år
• ett av medlemmene i program rekrutteres til komitéleder påfølgende
• ikke alle program/prosjektmedlemmer roteres ut etter ett år

 

 

 

4.2  Medlemsutvikling 

 

Mål

• En klubb med aktive medlemmer og hvor medlemmene trives
• medlemstall : Min 50 Maks 55
• økt kvinneandel
• god representasjon alle aldersgrupper/mangfold
  
  

Virkemidler

• Sosiale sammenkomster
• kameratskapsaften

o   Kjøvangen (avhengig av Tores velvilje)

o   summemøter med aktuelle temaer

 

• Sosiale programmer

o   sammenkomster m/ledsager

o   familieutflukt (dags eller weekend)

o   kulturaften (med noe attåt – Kolben)

o   kameratskapsaften, her ser vi ingen grunn til å finne opp hjulet på nytt, rakfiskaften er en hyggelig sosial sammenkomst hvor man har tid og anledning til å sosialt samvær

 

• Integrering av nye medlemmer
• nye medlemmer må føle seg velkommen i klubben
• hviler et spesielt ansvar på fadderen for å integrere den nye
• i tillegg har vi alle et ansvar for de nye, i realiteten burde hvert nytt medlem oppfatte oss alle som faddere!
• det er viktig at vi alle benytter anledningen i bl.a. kvarteret før torsdagsmøtene til å prate med de nye medlemmene
• ego foredrag er en god mulighet til å bli kjent med medlemmene
• ego foredrag bør gjentas etter noen år av de etablerte medlemmene

 

• Rotaract

o   bidra til en velfungerende Rotaract-klubb

o   støtte opp om klubbens aktiviteter

§  arrangere felles møter

§  invitere til å delta i vår klubbs prosjekter (eks. Bokmesse)

§  delta i klubbens egne prosjekter

§  støtte økonomisk klubbaktiviteter

o   rekruttere medlemmer fra klubben

 

• Diskusjon og rapportering om Prosjektarbeid
• interessante og meningsfylte prosjekter som skaper eierskap hos medlemmene

 

• Kommunikasjon og informasjon
• tilbakerapportering om klubbens virksomhet
• Rotary Skolen
• informasjon om Rotary organisasjonens virksomhet 

 

 

4.3 Møtevirksomhet  

Mål

• De ukentlige klubbmøtene er det sentrale elementet i Rotary.  Møtenes innhold er bestemmende for kvaliteten på klubbens indre liv.
• Møtevirksomheten skal støtte opp om gjennomføringen av klubbens planer, og legge tilrette for sosiale innslag slik at medlemmene (og deres ledsagere) kan komme sammen i sosiale sammenhenger.

 

Virkemidler 1 (Struktur)

• Programkomiteen har en nøkkelrolle i arbeidet med å skape en klubb hvor medlemmene trives.
• Møteprogrammet for klubben legges opp i prinsippet for Rotaryåret basert på klubbens planer og detaljert for ett kvartal.

 

Møtene bygges opp etter en struktur :

• Informasjon vedr. klubbens aktiviteter ett møte i kvartalet
• planer og gjennomføring samt økonomistatus
• saker som medlemmene ønsker drøftet
• tilbakemelding fra styremøter/komite/prosjektmøter
• det bør sendes ut en oversikt over sakene til medlemmene på forhånd slik at de som ikke kan være tilstede, får ta del i informasjonen og settes i stand til å gi presidenten tilbakemelding

 

• Eksterne foredragsholdere
• klubbsaker begrenses til maks 5-10 min, avhengig av foredragsholder
• foredragsholder disponerer min. 40 min
• ordstyrer sørger for tid til spørsmål

 

• Rotaryinformasjon
• minimum ett møte i kvartalet
• ett 3-min i måneden

 

• Sosialt
• kameratskapsaften
• 1-2 sammenkomster med ledsager årlig, ikke alltid i mørk dress og med levende musikk
• ett summemøte i halvåret med enkel servering
• møtet søkes koordinert med et foregående møte med spesielt interessant tema
• en kulturaften i året   

 

Virkemidler 2 (Innhold)

• Egne krefter
• minimum ett innslag i kvartalet

 

• Komitémøter/prosjektmøter
• ett møte i kvartalet som legges opp i forkant av det kvartalsvise komitémøte

 

• Rotaract
• ett møte sammen med Rotaract i halvåret

 

• Intercity møte
• ett møte i året

 

• Sofiemyr kirke
• julemøte

 

Oppsummering møtevirksomhet:

 

 

Med utgangspunkt ca 40 møter i året gir dette ca 12 møter til eksterne foredragsholdere.

 

4.4 Prosjektvirksomhet 

      TRF, samfunnsprosjekter og ungdomsarbeid 

 

Arbeidsgruppen er av den oppfatning at ”prosjekter” i den nye organisasjonsstrukturen er tillagt funksjoner som ikke egentlig er prosjekter men funksjoner/arbeidsfelt/aktiviteter under komiteene.  Etter vår mening bør prosjekter i Rotary ha samme mening som overalt ellers:  En definert start og slutt.  Spesielt vil dette gjelde når en søker å finne lengre perspektiv på en rekke aktiviteter.

 

Mål

• Styrke klubbens indre liv; samle medlemmene, skape engasjement, skape stolthet og begeistring rundt hva vi får til sammen.
• Styrke klubbens ”Public image” ved å satser på synlige og kommuniserbare prosjekter.

• Styrke rekrutteringsmulighetene da levende og interessante prosjekter vil bidra til klubbens innhold og gjør oss mer attraktive.
• 2/3 av ressurser (timer + penger) skal brukes til lokale prosjekter

 

 

Prosjekt 1:        

• The Rotary Foundation (finansaktivt) - Utryddelse av polio
• Virkemidler:
• Finansieres i sin helhet gjennom kontingent.

 

Prosjekt 2:  

• Ett levende lokalprosjekt (finansaktivt/medlemsaktivt) – nytt

o   Virkemidler:

§  DSG (District Simplified Grant)

§  årlig bokmesse

§  øremerkede penger fra loddsalg

§  dugnadsinnsats (egne eller i samarbeid med andre klubber/Rotaract)

 

Prosjekt 3:       

• Ett internasjonalt prosjekt - Sri Lanka

o   Virkemidler:

§  MG (Matching Grant)

§  Fullføre prosjektet som løper i 2 år til, men som allerede er finansiert

 

Prosjekt 4:        

• Adopsjon gjennom Marys Venner (finansaktivt) – finansiering av en skoleplass

o   Virkemidler:

§  Finansieres gjennom kontingent

 

Handicamp:

o   Virkemidler:

§  Finansieres gjennom kontingent.

 

RYLA:  Foreslå to personer/år til RYLA - aktuelle kandidater til Rotaract

o   Virkemidler:

§  Finansieres gjennom kontingent.

 

GSE:  Minst en utvekslingsstudent i løpet av planperioden

o   Virkemidler:

§  Finansieres gjennom kontingent.

 

• Felles virkemidler:

o   Skal inngå i all opplæring/ utvikling

o   Skal være en aktiv del av vårt program/ våre aktiviteter

o   Fast rapportering/ status/ rom for diskusjon, se møter

o   Feire/ markere når vi lykkes – la det gå sport i det!

 

 

 

 

 

 

 

 

 

*****************##################**************

 

 

 

Appendix                                                             

 

 

 

Områder som er gjennomgått og drøftet 

Rotary organisasjonene (Vår Strategiske overbygning)

• Rotary International

• Årlige sykluser er ikke effektive nok
• Konsistens og kontinuitet i klubbens ledelse er nødvendig
• Det bør etableres flerårige koordinerte planer

o   beholde eksisterende medlemmer

o   fokusere på ledertrening

o   øke medlemsantallet og spesielt når det gjelder kvinner

o   forbedre anseelse i samfunnet

• The Rotary  International president:

o   Focus on Individual involvement

 

Rotary Norge

• Søke mangfold i medlemsmassen. Øke kvinneandelen
• Opplæring – Rotaryskolen
• Delta aktivt i distrikt- og internasjonale møter
• Støtte Rotary initiativer som GSE, RYLA, Handicamp og The Rotary Foundation
• Kommunikasjon og samarbeide
• Ny klubbstruktur (Club Leadership Plan)
• ”Ha det moro underveis”

Rotary Distrikt 2260

• The Rotary  International president:
• Økt medlemstall og høyere kvinneandel (tverrsnitt av yrker, ressurspersoner)
• Involver familie
• Åpne lokale møter
• Videreutvikle klubbenes indre liv, opplæring, møteprogrammer
• Ta aktivt del i sentrale Rotary initiativ
• Videreutvikle samarbeid mellom Rotaryklubbene

 

 Kolbotn Rotary Klubb, styrets redegjørelse som bakgrunn for mandat
 

Klubbnivå

• Uklare mål, manglende oppfølging og synliggjøring
• Øket fokus på rekruttering og øket kvinneandel
• Manglende forankring av prosjekter/oppgaver
• Øket fokus på styrking av samhold og engasjement
• Mer prosess, involvering og demokrati før viktige beslutninger

 

Rotary International/Distriktet

• Nedgang i antall medlemmer
• Færre kvinner enn yrkesfordelingen skulle tilsi
• Manglende kunnskap om Rotary utenfor organisasjonen
• Årlig rotasjon på alle poster hemmer en aktiv og effektiv utvikling

• Behov for mer kontinuitet. Behov for mer opplæring av ledere og medlemmer